卸売業を営んでいる企業様の事例です。
毎日大量の注文と仕入先からの納品伝票がメール・電話・FAX・郵送で届きますが、商品数が多い上、受注のたびに見積・発注する場合が多いため業務が複雑になっていました。
見積と受注管理はエクセルで各担当者がそれぞれ処理し、請求業務のみ販売管理システムで処理していました。
どこをどう改善・効率化できるかをご相談いただきました。
【使用したソフト】
1. 受発注業務システム
2. RPA
3. 弥生販売
【改善後】
1. 見積業務
・見積書作成では、今まで使っていたエクセルの自由度や利便性を活かす方が良いと考え、RPAを使って受注入力へ自動転送するようにしました。
2. 受注・発注業務
・受注業務は、伝票入力に過去のデータから売単価・仕入先・仕入単価が自動表示されるようにしました。
・発注業務は、同じ仕入先の商品をまとめて抽出し発注書を作成できるようにしました。
・仕入業務の仕入伝票入力では、発注データを呼び出して入荷品を選択することで部分仕入れを可能にしました。入力を確定するとRPAにより、弥生販売の仕入入力へ自動転送します。
・発注書はプリントアウトをFAXに送ることでFAXが自動送信されます。
・売上業務の売上伝票入力では、受注伝票を仕入済みにし、弥生販売の売上入力へ自動転送します。
3. 売掛金・買掛金管理業務
弥生販売ですべて行います。
RPAによる仕入・売上データの自動転送機能により、すべての手入力が必要なくなります。
【まとめ】
・販売管理パッケージの持つ利点と受発注システムの利点を組合わせたことが最大の特徴です。大幅なコスト削減効果が見込めます。
・受発注業務部分を販売管理システムから分離することで、企業に合わせた仕組みが低コストで提供できました。
・発注書は、お客様ごとの売単価と仕入単価が自動的に記入されるので、受注数量のみ入力すれば完了します。（大幅な作業の効率化）
・活用できるすべてのデータをRPAを使って自動転送しますので、弥生販売の売上入力・発注入力は完全に自動化できます。（大幅な作業の効率化）
・売掛金・買掛金管理（企業ごとに不変の部分）は弥生販売に接続することで、導入コスト削減と法改正等に伴うカスタマイズコストの削減を実現しています。
・弥生販売の持つ強力な販売管理の基本機能および多様な分析レポートを活用できます。